Dans tout organisme, le personnel est confronté à la problématique du classement et de l’archivage. Il doit pouvoir retrouver les documents reçus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être vu comme un outil et non une contrainte abstraite, pour un organisme et ses membres. Il donne une structure logique et hiérarchique qui permet de classer tous les documents, sur tous les supports, que les organismes produisent ou qu’ils reçoivent dans le cadre de leurs activités.

 

 

 

Un plan de classement c'est quoi ?

 

Le plan de classement est un schéma logique prédéterminé servant de guide pour le classement des documents présents dans les bureaux. L’idée de base est de fournir à toutes les composantes d’un organisme (ou d’un service) et à toutes les personnes concernées une structure logique permettant de classer tous les documents qu’elles produisent ou qu’elles reçoivent dans le cadre de leurs activités.

 

Le plan de classement permet de systématiser et d’uniformiser le classement des documents. Il permet de donner à chaque dossier une place unique et définitive. Le plan de classement est un instrument de repérage facilitant le classement et le processus de recherche de l’information, à toutes les étapes du cycle de vie.

 

Si le plan est bien conçu, le classement n’est pas perçu comme une charge supplémentaire mais fait partie intégrante du travail. Grâce à ce plan de classement, chaque membre du personnel sait où les pièces et les dossiers qu’il traite doivent aboutir et chacun sait retrouver sans peine une pièce ou un dossier quel qu’il soit. Chacun a les mêmes réflexes de classement.

 

Un plan de classement doit donc être mis en place pour permettre à toutes les personnes d'une entreprise de pouvoir trouver toutes sortes de documents rapidement. 

 

 

 

Comment élaborer un plan de classement ?