I- Définition des termes:

 

La logique correspond  au bon sens, à la cohérence, à la rationnalité c'est à dire qui repose sur une bonne méthode.

Un support numérique est simplement un support d'information ou cette information est codée de façon numérique.

 

II- Organiser des documents numériques:

 

Aujourd’hui, tout agent est amené à gérer à la fois des dossiers papiers et des dossiers électroniques. Il est important d’avoir une démarche globale et de définir le même mode de classement pour les dossiers papiers et pour les dossiers électroniques. Il arrive que, concernant une même affaire, une partie des documents se trouve sous une forme papier et l’autre sous forme électronique. Si l’on adopte pour les deux supports un même plan de classement, il est plus simple de gérer l’ensemble de l’affaire, de mettre en relation les documents entre eux. L'organisation des documents numériques peut être présentée sous forme d'une arborescence. La façon de nommer les répertoires sur l’ordinateur doit être identique à celle utilisée dans la structure du plan de classement. Le classement consiste alors à sauvegarder le document dans le sous-dossier approprié.

 

Pour organiser les documents électroniques de l'entreprise il faut réaliser un guide nommage. C'est un ensemble de règles à respecter par les utilisateurs pour former le nom des fichiers correspondants aux documents entrants et sortants.

 

 Ce nommage doit suivre certaines règlent afin d'en faciliter le classement :

 

- Donner un nom explicite aux documents ou respecter une codification analytique préablement définie.

 

- Faire apparaitre le numéro de version du document ou une date de mise à jour.

 

- Prévoir des propriétés du document facilitant son classement.

 

III- Trier et classer les documents :

 

Exemple: une agence immobilière gère deux types de contrats : vente ou location. Ces contrats peuvent s'appliquer à deux types de biens : appartement ou maison individuelle.

 

Au fil des transactions, un opérateur est chargé de la rédaction des contrats. Ces documents sont stockés sous forme numérique sur un poste de travail bureautique. Comment organiser leur classement ? Nous allons voir deux facons de procéder.

 

1-Selon leur nature :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cette organisation de nature "verticale", est intéressante pour comparer des contrats de même nature et gérer les versions successives (mise à jour). En revanche elle est peu adaptée pour accéder, par exemple, à l'ensemble des contrats orientés vers un type de bien donné et vérifier leur cohérence.

 

2-Selon leur contenu : 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cette seconde organisation facilite la recherche d'un contrat en fonction de son contenu, c'est à dire du type de bien concerné. Cependant, la possibilité de comparaison évoquée dans la structure précédente est perdue.

 

Quelle que soit la structure retenue, l'opérateur devra parcourir cette dernière à partir de la racine (c'est à dire "naviguer") pour accéder au document recherché. En définitive, pour conserver les avantages respectifs, il faudrait pouvoir disposer des deux structures simultanément. Cela est, en principe, impossible, puisque la structure offerte à l'utilisateur ("la vue") dépend strictement de l'organisation physique des fichiers sur le support.

Ainsi, on concoit quil faille rendre la structure proposée à l'opérateur indépendante de l'organisation physique des données sur le support.

 

 

Pour organiser un classement sur un support numérique, il faut donc utiliser la même structure que le plan de classement. Ensuite il faut faire un guide de nommage et respecter les différentes règles (nom, numéro...). Puis utiliser le procédé le plus adapté pour le classement d'un document c'est à dire soit selon sa nature, soit selon son contenu.