I- Définition des termes:

 

Le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des documents. Il consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.

 

 

II- Les différents ordres de classement

 

Avant de classer les documents, il faut les regrouper dans des dossiers. En fonction des besoins des utilisateurs et de la nature des documents à classer, diverses catégories de dossiers sont constituées. Ces dossiers regroupent l'ensemble des documents concernant le thème du dossier: individu, affaire ( dossier des clients, fournisseurs, salariés, personnels, intérimairres...). A l'intérieur d'un dossier, les documents sont toujours classés selon un ordre précis. Au besoin, un dossier peut-être subdivisé en plusieurs chemises-dossiers.

 

Ensuite il faut ordonner les documents il existe plusieurs ordres de classement mais voici les quatre principaux:

 

1- Le classement alphabétique:

 

C'est le mode de classement le plus courant. Les élèments y sont rangés d'après leur nom, ou leur appellation, selon l'ordre des lettres dans l'alphabet. Il convient bien au classement d'élèments désignés par un patronyme, mais il peut comporter des cas d'homonymie.

Exemple: Clients, Fournisseurs, Employés, Véhicules...

 

2- Le classement idéologique ou thématique

 

Les élèments y sont classés d'après leur contenu. Ce mode de classement est logique ; en revanche, le plan de classement est difficile à établir : il faut définir des catégories et des sous-catégories (arborescence) qui permettent de ventiler et de regrouper les documents à classer. La difficulté est que des documents peuvent relever de plusieurs catégories à la fois.

Exemple : Documents techniques classés sous les catégories : Fuel, Electricité, Gaz, Solaire...

 

3- Le classement numérique

 

Un numéro est attribué à chaque élèment. Les élèments sont classés d'après ce numéro, dans l'ordre croissant. Pour accéder à un élèment, il faut en connaitre le numéro, ce qui oblige à recourir à un répertoire alphabétique.

Exemple : Pour accéder à la fiche du client Bertrand, il faut consulter le répertoire des clients qui indique que la fiche de ce client est classée sous le numéro 417.

Ce mode de classement convient au classement de tous documents, quand leur nombre est important et qu'il croit égulièrement.

Exemple : Fiches contact, prospect, clients, factures...

 

4- Le classement chronologique

 

Les élèments y sont classés par ordre de création ou d'apparition, le plus récent dessus.

Exemple : Facture des fournisseurs

 

Le choix du classement dépend donc de la nature des dossiers. Et également de la manière la plus simple et la plus appropriée pour que tous les individus puissent trouver toutes sortes de document rapidement, afin d'etre plus efficace et de gagner du  temps.

 

 

III- Les critères de qualités d'un classement

 

Voici les quelques critères de qualités d'un classement qui peuvent être appréciés :

 

- La simplicité de mise en oeuvre ;

 

- La rapidité d'accès, de recherche et de reclassement d'un document ;

 

- L'extensibilité c'est à dire pouvoir insérer un document à l'intérieur d'un autre document sans avoir à tout refaire ;

 

- La sécurité c'est à dire pouvoir voir si il y a une erreur dans un classement ou bien si un document à éte perdu ;

 

- La confidentialité qui permettrait d'empêcher l'identification directe des documents.

 

Pour éviter que le classement devienne une charge de travail supplémentaire pour les utilisateurs de celui-ci, il faudrait que tous ces critères soient réunis afin que le classement soit apprécié et devienne en quelque sorte une partie de plaisir.