I- Définition des termes:

 

La traçabilité désigne la situation où l'on dispose de l'information nécessaire et suffisante pour connaître (éventuellement de façon rétrospective) la composition d'un matériau ou d'un produit tout au long de sa chaîne de production et de distribution. Et ce, en quelque endroit que ce soit, et depuis l'origine première du produit jusqu'à sa fin de vie.

 

II- La traçabilité c'est quoi? :

 

Monnaie courante dans la finance, l'industrie, l'agroalimentaire ou la santé, la traçabilité vient de plus en plus souvent compléter les politiques globales de sécurité et de qualité menées par les grandes entreprises.

Authentifier les créateurs d'un document, suivre le parcours d'un fichier au sein de l'entreprise, en conserver une copie durant des dizaines d'années et la restituer rapidement. Ces actions relèvent toutes de la traçabilité des documents, un domaine qui devrait s'affirmer dans les prochaines années comme un enjeu majeur pour les entreprises au même titre que la sécurité des données.

 

La traçabilité répond au besoin de se prémunir des risques tant au niveau interne lors d'un conflit avec un salarié par exemple, qu' au niveau externe un litige avec un client. La sécurité reste toujours en toile de fond de la traçabilité. L'entreprise doit par exemple être capable de justifier une opération vis-à-vis de ses clients.

 

Au plan informatique, la traçabilité se concrétise par deux grandes technologies : la GED, qui concerne plus l'aspect statique du document ; et le workflow, chargé du cheminement de ce document dans l'entreprise. A ces deux ensembles, il convient d'ajouter toutes les techniques de signature et d'authentification électroniques. Pour les entreprises, l'information numérisée présente plusieurs avantages, comparée au document papier : elle peut véhiculer des précisions sur sa nature (date de création et auteur du document, destinataire, modifications de la source, circuit de validation), à condition toutefois d'associer des mécanismes de signature, de chiffrement et de conservation. 

 

En résumé la traçabillité permet de tracer l'historique d'un document. Elle suppose que tous les événements de manipulation des documents doivent être suivis et enregistrés pour pouvoir reconstituer le cycle de vie des documents. Cet historique des documents va permettre une certaine et sécurité et également constituer des preuves s'il y a litige.