I- Définition des termes :

 

La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.

Une valeur probante est une valeur qui est considérée comme valide. Cette validité est prouvée et reconnue.

 

II- La dématérialisation des documents c'est quoi ? :

 

Les entreprises françaises continuent à consommer chaque année de plus en plus de papier. Les échanges commerciaux imposent aux entreprises d’émettre un certain nombre de documents tels que les factures. Pour cela, le support le plus répandu est bien entendu le papier, mais il existe aujourd’hui une autre solution plus économique et plus écologique : la dématérialisation.

 

La dématérialisation c’est tout simplement le remplacement du support papier par un fichier informatique. C’est donc ce que nous faisons tous les jours lorsque nous écrivons un e-mail plutôt qu’une lettre.

 

La gestion électronique de documents, ne peut guère s'appliquer à des documents papier. Pour pouvoir gérer ces documents, il convient de les dématérialiser afin de pouvoir les stocker sous forme électronique. 

 

III- Quels sont ses avantages  ? :

 

La dématérialisation des documents présente de nombreux avantages :

 

- Réduire significativement l’utilisation de papier et diminuer ainsi son impact sur l’environnement ;

 

- Diminuer significativement les coûts, liés à l’achat de papier, aux traitements de documents papier et de frais d’envoi postaux ;

 

- Faciliter le partage d'informations, faire disparaitre les temps de transmission de documents. L’envoi et la réception sont quasiment instantanés ;

 

- Améliorer l'indexation des documents ;

 

- Assurer les sauvegardes.

 

 

IV- Quelles sont les contraintes liées à l'archivage de données numériques ? :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L'archivage de données doit répondre à plusieurs contraintes :  

 

- La conformité des documents numériques aux exigences légales et fiscales.

 

- La pérennité, il faut conserver tous les éléments concernant le document et le temps choisi ; 

 

- L'intégrité, le document une fois archivé est non modifiable et non modifié, et le coffre intégre ces éléments de preuve ; 

 

- La sécurité, inclut autant les droits d’accès que les réplications dans des lieux de haute sécurité ;

 

- La traçabilité, traces de tous les mouvements sur les documents durant toute sa période de conservation. Du moment de son dépôt avec les différents éléments de preuve, jusqu’à sa fin de vie d’archive ; 

- L' authenticité, certificat de signature, horodatage, empreinte ;

- La lisibilité, ils doivent être lisibles et accessibles de leur dépôt jusqu’à la fin de leur vie ; 

 

- La Confidentialité, c'est le cryptage et impossibilité a qui n’est pas un utilisateur autorisé de pouvoir avoir un accès aux documents archivés.

 

 

V- Les documents électroniques ont-ils une valeur probante ? :

 

L’article 1316 du Code civil (13/03/2000) stipule que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane ». Cet article a permis de donner au document natif électronique la même valeur juridique qu’un document papier si celui-ci respecte certains critères bien définis.

 

La valeur probante d’un document ou d’une archive permet de garantir légalement l’intégrité du contenu via des mécanismes de sécurité (coffre-fort numérique) :

 

- Auteur : signature électronique, la signature permet de garantir l’intégrité du document mais aussi l’identité de la personne ayant réalisé l’archivage.

 

- Date de création : horodatage, Le jeton, quant à lui, permet d’attester la date à laquelle a eu lieu l’archivage.

 

- Format et contenu : empreinte.

 

 

Donc grâce à ces divers mécanismes le document électronique peut donc être considéré comme une preuve devant le juge lors d'un litige. La numérisation d’un document original papier ne créée pas d’original électronique. Un document dématérialisé ne peut donc pas avoir la même valeur probante que son original papier. Toutefois, ce document pourra être présenté à un juge en tant que copie et seul celui-ci pourra apprécier de son caractère « fiable et authentique ». Il est néanmoins plus sûr de conserver l’original papier d’un document jusqu’à sa durée légale de conservation.