I- Comment mettre en oeuvre l'archivage des documents ? :

 

Le volume de données ne cesse de croître depuis plusieurs années, tiré par la multiplication des documents électroniques et leur coexistence avec les supports papier. Pourtant, il ne suffit pas de stocker ces données, c'est-à-dire les empiler dans des armoires ou des baies de stockage plus ou moins sécurisées, pour permettre à une organisation de faire face à ses obligations légales et de se protéger juridiquement.

Celà débute le plus souvent par un audit documentaire et la définition d'une politique d'archivage, qui précise les types de documents (papier et électroniques) à conserver, leur cycle de vie (durées de conservation, conditions de destruction...) et les modalités d'accès. 

La mise en pratique de la politique d'archivage nécessite ensuite d'orchestrer plusieurs dispositifs : l'archivage des documents physiques dans des entrepôts sécurisés, l'archivage des documents numériques sur des serveurs sécurisés, le transport des documents papier dans des véhicules sécurisés, le transfert des archives électroniques via des réseaux suffisamment bien dimensionnés, et la mise à disposition de solutions de gestion unifiée des archives hybrides, physiques et numériques.

 

 

1-L'organisation d'une zone d'archivage sur support numérique

 

Tout système documentaire doit comporter une zone d'archivage. Sur les supports numériques, la zone d'archivage est organisée de manière arborescente. Elle est donc normalement exploitée par les opérateurs en mode Navigation. Cependant, de plus en plus de logiciels spécialisés offrent également des fonctionnalités d'indexation qui permettent l'interrogation. Outre les supports magnétiques, les supports les plus utilisés en matière d'archivage sont de type optique (CD-Rom et DVD-Rom), en raison de leur grande capacité de stockage et de leur qualité à ne pas s'abimer.

 

 

2-Pourquoi met-on en place la mise en archive d'un document ?

 

La décision qui mène à la mise en archives dépend de plusieurs critères:

 

-La faible fréquence d'utilisation ;

 

-La faible probabilité de réutilisation ;

 

-La version antérieure d'un document modifié ;

 

-La non-pertinence par rapport aux traitements sous-jacents : document remplacé, suppression des traitements impliquant le document, etc.

 

Tout document qui encombre le fonds documentaire doit être archivé dans la plupart du temps, c'est à dire rangé dans la zone d'archivage. Mais un document ayant été archivé peut réintégrer le fonds en cas de besoin lorsqu'il est à nouveau impliqué dans le processus administratif.

 

Par conséquent la mise en archive va dépendre principalement de sa fréquence d'utilisation, afin de ne pas surcharger le fonds documentaire avec des documents que l'on ne regardent presque pas voire pas du tout.

 

 

II- Quels sont les enjeux et les objectifs de l'archivage ? :

 

L'archivage à 4 objectifs :

 

- Tout d'abord répondre aux obligations légales ;

 

- Ensuite réponde aux besoins opérationnels de l'entreprise ;

 

- Constituer des preuves juridiques en cas de litige, de contestation ;

 

- Et en fin pour préserver la mémoire de l'entreprise.

 

 

Pour atteindre tous ces objectifs, l'archivage doit respecter certaines conditions :

 

- L'authenticité des documents ( identité entre l'original et le document archivé ) ;

 

- La pérénnité ( possibilité de lire les supports dans le temps, précaution contre les riques de perte ) ;

 

- L'inviolabilité, confidentialité ( protection contre la modification des documents et l'intrusion dans les documents ).

 

 

L'archivage doit donc respecter certaines conditions afin d'atteindre les différents objectifs. L'archivage permettra à l'entreprise de désencombrer ses locaux en archivant les papiers ou les documents électroniques qui sont consultés rarement.