I- Définition des termes:

 

C'est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique... . Rappelons qu'un écrit électronique est tout équivalent d'un écrit papier dont la création est réalisée sur ordinateur. Il apparaît donc qu'un document électronique permet de séparer les caractéristiques d'un document classique, à savoir sa présentation (métadonnées), son contenu (informations), son architecture, offrant alors la possibilité d'une exploitation séparée.

 

 

II- La gestion électronique des documents c'est quoi ? :

 

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble de moyens informatiques ayant pour fonction d'organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d'une organisation afin d'en faciliter la recherche, la consultation, la circulation et le stockage. La GED permet donc de rationaliser la gestion des documents : accès rapide aux document, diffusion facilitée, travail collaboratif plus efficace.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Toutes les entreprises entassent beaucoup de papiers entre les factures, les bons de livraisons, les contrats de travail... . Le principe de la GED consiste à supprimer tous ces documents papiers, et de les dématérialiser pour en faire des objets numériques. Les classeurs seront alors supprimés ce qui facilitera la consultation des documents lors d'un déplacement à distance sur n'importe quel supports. Cette dématérialisation à des avantages écnomiques car elle permet de consommer moins de papiers, mais aussi environnemenentaux. Dans certaines entreprises, de nombreux documents doivent être présents dans plusieurs services, ce qui engendre l'impression des documents en beaucoup d'exemplaires, grâce aux documents électroniques tous les services pourront voir les documents. L'entreprise imprimera beaucoup moins et par conséquent elle préservera l'environnement. De plus la circulation des documents papiers met du temps, alors que  les documents électroniques facilitent les échanges, ils sont plus fuides et donc plus rapide. 

 

 

III- Pourquoi mettre en place un système de GED ? :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Suite à la montagne de documents papiers qui encombrent les entreprises, les salariés sont perdus et démotivés. Pour améliorer l'organisation des documents au sein d'une  entreprise il faut mettre en place un système de GED. Tous ces documents vont être numérisés et stockés automatiquement. Tout est géré et stocké de manière centralisé. Cela permet aux salariés de se concentrer sur leurs metiers. De plus ces documents seront disponibes 24h/24h, sur smartphones, tablettes, ordinateurs portables... à distance. Grâce à ce système la validation de facture peut se faire numériquement. La GED permet donc de consacrer son temps à réaliser de nouveaux projets au lieu de le passer a faire du classement et de l'archivage.

 

 

IV- A quoi sert-elle ? :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour un seul client une entreprise a beaucoup de papiers ( e-mails, pièces jointes, document papiers... ). Tous ces documents se trouventt très rarement chez un seul collaborateur. Pour consulter ces documents il faut les chercher dans beaucoup d'endroits différents ( e-mails, classeurs... ), cela demande du temps. Surtout si les classements sont mal organisés. Le système de GED va permettre de réunir tous ces documents au même endroit, ils seront consultables par tous, à tout moment de jour comme de nuit, et avec n'importe quel support. La gestion électronique des documents va donc permettre aux employés de gagner du temps car leurs documents seront rangés et classés au même endroit, ensuite elle permet d'avoir une communicatin instantannée. Dans ce système les données sont sécurisés. De plus on fait une économie d'argent car les impressions sont fortement diminués. 

 

 

V- Comment met-on en place une GED ? :

 

Après avoir vu en quoi consistait la GED, nous allons voir sa mise en place.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tout d'abord les documents électroniques auront la même architecture que les dossiers papiers. On va vous proposer un audit d'organisation c'est à dire que l'on va analyser comment les papiers sont structurés pour pouvoir définir des profils de dossiers. Par exemple un dossier client aura une chemise commande, une chemise facture... . Dans ce cas la le logiciel Novalex va classer automatiquement des dossiers. Un exemple avec les transporteurs qui ont beaucoup de bons de livraisons, lorsqu'ils rentrent au dépôt ils les déposent, le logiciel sera capable de reconnaitre des zones précises ( numéro de livraison) automatiquement. Le fichier numérisé va se ranger dans le bon dossier. Ce produit va vous permettre de récupérer l'intégralité des documents numériques que vous réalisez en automatique ou en manuel quelque soit le logiciel métier que vous utilisez. Il y a 4 intérêts à cela : une réduction des impressions ( plus d'obligation d'éditer des duplicatas), une économie de temps ( classement automatique ), la gestion des dossiers sera à jour, et la sécurité des documents. 

 

 

La GED s'effectue en plusieurs étapes:

 

La numérisation 

 

Les documents papiers de l'entreprise doivent être numérisés, à l'aide d'un scanneur, pour être intégrés dans le système de GED. La numérisation permet d'obtenir une "image" du document scanné. Elle ne permet donc pas d'intervenir sur le contenu du fichier scanné : la gestion de ces documents se fera donc uniquement sur le nom ou l'attribution manuelle de mots-clés.

 

La reconnaissance des textes

 

Il est possible d'intervenir sur le contenu des documents scannés, grâce à des logiciels de reonnaissance optique de caractère ( logiciel ROC ou OCR en anglais ) capables de reconnaitre les caractères d'un fichier. Ils permettent de créer un fichier numérique de type texte ( .doc, .rtf, .txt ), modifiable sur n'importe quel traitement de texte, qui pourra être indéxé sur les contenus dans le système de GED.

 

L'indexation

 

La GED facilite la recherche de documents grâce à l'indexation manuelle ou automatique des fichiers. L'indexation manuelle consiste pour le créateur ou l'utilisateur à attribuer lui-même des mots-clés au fichier, afin de permettre la recherche ultérieure des informations dont il a besoin. L'indexation automatique des fichiers est proposée par certaines solutions de GED, soit sur des critères précis ( auteur, date de création, mots-clés...), soit sur le contenu intégral du fichier (méthode full text ). Dans ce cas la totalité du fichier texte est aspirée dans une base de données qui rend possible la recherche sur toute chaine de caractères présent dans le texte.

 

Le partage des données

 

La GED permet de déterminer la diffusion des documents dans l'entreprise selon des procédures et des méthodes de travail prédéfinies ( on parle de workflow ). Il est primordial de définir des droits d'accès et les destinataires pour chaque fichier en fonction de la confidentialité des données et des procédures de travail.

 

L'archivage

 

La GED résout bon nombre de problèmes d'archivage en facilitant le stockage, le classement, la recherche et la réutilisation des données et informations de l'entreprise. Elle permet aussi à l'entreprise de gagner du temps et de réaliser des économies sur certains postes.

 

 

VI- Pourquoi entreprendre un système de GED  ? :

 

 

- Rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ;

 

- Limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données ;

 

- Rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation ;

 

- Sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ;

 

-Favoriser la sauvegarde des documents sensibles ;

 

- Amélioration de la productivité du personnel en réduisant le temps de classement et d’archivage des documents

 

- Réduction des délais/retards pour obtenir les documents requis et ainsi offrir un meilleur service à la clientèle ou réduire le temps de mettre un nouveau produit sur le marché

 

- Réduction des coûts de gestion reliés à l’impression : papier, encre, photocopies, livraison des documents... .

 

Entreprendre un système de gestion électronique des documents est vraiment un avantage pour les entreprises entre le gain de temps, l'économie d'argent et l'amélioration de la productivité.

 

VII- Avantages de la GED :

 

Bien que la mise en place d'un système de GED représente un coût assez conséquent pour les entreprises celui-ci a beaucoup d'avantages autant pour les PME que pour les grandes structures.

 

- Maîtriser les informations qui circulent au sein de l’entreprise ;

 

-Accroître la productivité, grâce au temps gagné lors de la phase de recherche documentaire ;

 

- Simplifier le classement et l'archivage des documents ;

 

- Réduire les risques de pertes de documents ;

 

- Mettre en place une dynamique d'échange et de partage des connaissances au sein de l'entreprise.

 

Le coût d'un logiciel de GED varie selon la taille et le nombre d'utilissateurs de l'entreprise. Bien que celui-ci puissent en dissuader quelque uns. Il faut prendre en compte les gains économisés avec celui-ci.

 

 

VIII- Conclusion :

 

En résumé la GED permet en quelques actions de traiter un grand volume de papier et de le transformer en données numériques, le classement, l'indexation (indexation par type, par mots clés, full text),  le stockage doit être différent pour la sécurité des données et la diffusion et le partage d'information (le workflow ...) pour une consultation instantanée. La GED a donc beaucoup d'avantages elle devient une nécessité incontournable de nos jours au sein des entreprises.