I- Définition des termes:

 

Les archives sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir prouver des droits ou témoigner de certaines activités.  Elles désignent également le lieu où l'on conserve ces documents (bâtiment ou local de conservation, ou encore l'institution chargée de leur conservation ou de leur gestion).

La conservation est l'action de conserver quelque chose intact, de le maintenir dans le même état.

 

II- Les différents types d'archives:

 

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) distingue trois sortes d'archives : 

 

1- Les archives courantes

 

Dans le cycle de vie des archives, on appelle archives courantes les documents qui sont d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et qui sont conservés pour le traitement des affaires.

Exemple : Dans le cadre d’un exercice comptable en cours, les archives courantes représentent toutes les archives produites ou reçues au cours de cet exercice.

 

2- Les archives intermédiaires

 

Il s'agit des documents qui continuent à présenter un intérêt administratif pour les services concernés et dont les durées de conservation sont fixées par la loi.

Exemple : un cas de contentieux fiscal

 

3- Les archives définitives

 

Elles concernent les documents présentant un intérêt historique, scientifique ou bien statistique, justifiant qu'ils ne fassent l'object d'aucune destruction.

Exemple : un rapport d'audit

 

Les archives courantes sont donc consultées fréquemment, les archives intermédiaires occasionnellement et les archives définitives très rarement. Les différents types d'archives dépendent donc de la fréquence de consultation des documents.

 

 

III- Documents à conserver :

 

 

Les délais pendant lesquels une personne doit conserver ses archives varient en fonction de la nature et du domaine (commercial, fiscal, social, juridique, ...) des pièces concernées. Pour chacune d'entre-elles, voici la période minimale pendant laquelle une personne doit nécessairement conserver un écrit afin de disposer d'une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Combien de temps garder ses papiers et sous quelle forme?

 

 

Tout d'abord la durée de conservation des documents change selon la nature du document. La durée de conservation qui est recommandée est lié à la durée pendant laquelle on peut agir en justice soit 5 ans. C'est la durée minimale pendant laquelle on peut faire valoir ses droits. Pour avoir plus d'informations sur la durée de conservation des documents, les consommateurs peuvent aller se renseigner sur le site du service public (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134). De nos jours nous recevons de plus en plus de courriers électroniques, il faut savoir que les documents papiers ou numériques ont la même valeur juridique. Mais ile ne faut pas scanner un document papier pour le conserver sur un ordinateur car il perd automatiquement sa valeur juridique.